UnicornConsortia联合系统报表管理办法
2003-03-10

一、 报表概述
UnicornConsortia工作流程中的各类报表可以实现图书馆的多种功能。UnicornConsortia 报表允许同时运行多个报表,这些报表是非常灵活的,可以根据需要进行设置。各个相关的报表按照大致功能分组,这样便于找到所需的报表。
一旦选中某个符合基本要求的报表,并做好格式的修改和规定之后,操作人员便可利用报表向导来设定报表的运行时间,如立刻运行、定期运行,或保存为报表模板在以后运行。报表亦可打印、作为Email发送或作为文本文件加以浏览或保存(通常为写字板格式)。
二、报表类型:
UnicornConsortia系统中的所有报表大致分为七种类型:
1)计数型报表(Count
计数型的报表用于按照某种选项设置计算系统中的具体数量。计数型报表包括计算帐单报表、计算收费报表、计算项目报表等。
报表可以计算符合图书馆定义的一系列属性的每个项目。例如:
n 计算文献品种数量
n 计算特定用户群借阅文献的数量
n 计算特定用户的数量
n 计算特定文献的数量
2)日常事务管理报表(Housekeeping
日常事务管理型的报表用于修改UnicornConsortia系统的现有信息。该类型的报表的典型例子包括:采购报表组中用以记录自动更新的报表(rollover****),添加、删除、更新数据库报表(Adutext)以及重组和重建报表等。
报表可以选择地或全部列出符合图书馆指定标准的命令的使用情况:
n 工作站号
n 命令
n 时间和日期
n 以总量和百分比来表示命令的使用率
3)输入/输出型报表 Import/Export
输入/输出型报表使得从UnicornConsortia联合系统上载或卸出数据。该类型的报表包括上载书目记录报表等。
4)清单型报表(List
清单型报表用于按照具体标准列出记录。清单型报表是最具有用户定制意义的报表,不过许多这类的报表仍是在给定的参数和格式下运行。这一类型的报表包括列出用户报表、列出文献报表以及列出订单项目报表等。
5)标签通知型报表(NoticeLabels
标签型报表将产生适合于打印标签的各种信息。这一类型的报表包括书商地址标签报表以及增加文献标签报表等。
通知型报表用于回答这样的问题:需要为谁发送什么信息?。该类型的报表将选择接收通知和通知文本的用户或书商。当然也可把报表直接Email给用户或发送到标签打印的地址处。
6)删除型报表(Remove
删除型报表可将信息永久性地从UnicornConsortia系统中清除。运行这类文件时请务必小心,在大多数情况下这类报表均有密码保护。这一类型的报表有删除用户报表、删除帐单报表等。
7)统计型报表(Statistics
统计型报表将从UnicornConsortia系统中产生各种统计信息表格。报表可以将符合特定标准的一种项目计算与另一种项目计算组合起来分别成为报表的行和列。例如,它可以:
n 将所有文献类型的种类按借阅它们的用户种类来划分,从而显示流通统计
n 提供编目统计,以显示增加到目录库中的文献类型
n 按分类区域划分文献

3.报表的管理
1 由于系统的管理与维护、事务处理大多是通过报表来完成的。所以在使用报表时,不要随意设定非中心推荐报表。(中心推荐的各种报表已经满足图书馆的统计分析需要)
2 系统管理员根据需要给各级工作人员报表权限。未经培训工作人员禁止使用报表。
3 由于运行报表耗费系统的资源,因此报表不要在正常的工作时间内运行。报表运行时间尽量安排在午间1200-1330或当天晚上1800-2200
4 报表运行并查看结果后,应及时删除本人所做报表。需要留存报表可打印或另存为文本文件保存。
5 报表禁止不选项设置直接运行。各馆可根据需要设置选项如:图书馆名(必备),馆藏位置、文献类型、用户文档等。
6 定期培训系统维护员及其他有报表权限工作人员,使他们正确使用各种需要报表。培训合格后,方可使用报表。
7 特殊需求报表和不会使用的报表应及时与系统管理员联系。

4.中心推荐常用报表
1)编目
计算索书号、计算题名、计算文献、文献统计、列出书目纪录、列出文献、列出索书号
2)流通
计算借阅
当前借阅统计、当前预约统计、逾期通知、列出预约、
3)用户
计算用户、列出用户、当前用户统计